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Présidence Française du Conseil de l’Union Européenne : 300 événements pour 12 étoiles

Depuis le 1er janvier, la France a pris, pour une période de 6 mois, les rênes de ce qu’on appelle aussi le Conseil des ministres de l’Union Européenne. Une mission que les 27 États membres assurent à tour de rôle et que La France, qui succède à la Slovénie, n’avait pas assuré depuis 14 ans. A cette occasion, quelque 300 événements se tiennent sur le territoire national, à Bruxelles et au Luxembourg, dans un calendrier fortement perturbé par l’échéance des élections présidentielles Françaises.
Éclairage sur les coulisses événementielles de cette Présidence Française du Conseil de l’Union Européenne (PFUE) avec deux acteurs du secteur :

André Loncle, chargé de mission audiovisuel et événementiel auprès de la direction de la communication du Secrétariat général de la PFUE

300 événements en 6 mois… mais de quel type ?

« Ce sont très majoritairement des séances de travail, dont l’objectif est de faire avancer la négociation diplomatique. Elles prennent la forme de sommets (réunions informelles des chefs d’État et de gouvernement), de réunions ministérielles informelles, de conférences ministérielles, de réunions de fonctionnaires ou d’experts… mais aussi de soirées se tenant partout en France (Lille, Brest, Nancy, Strasbourg, Poitiers, Dijon, Bordeaux, Pau, Grenoble, Marseille, Fort-de-France…), à Bruxelles et au Luxembourg. Ces événements rassemblent, notamment, les ministres des 27 pays concernés par les thématiques abordées, telles que les Affaires étrangères, la Défense, l’Économie, la Santé, les Affaires Intérieures, l’Agriculture ou la Transition écologique…

Il y a ensuite des manifestations culturelles, portées par le ministère de la Culture et l’Institut Français, destinées à mieux incarner ce qui lie les Européens et renforcer le sentiment d’appartenance à l’Europe. D’autres initiatives impulsées par les ambassades Françaises, des opérateurs de l’État, des collectivités territoriales, des associations, des syndicats, des entreprises ou, plus largement, par la société civile contribuent au rayonnement de la PFUE. Enfin, il y a une dimension événementielle plus scénographique avec, par exemple, l’illumination en bleu de la Tour Eiffel et de bâtiments emblématiques dans Paris et d’autres villes. »

En quoi consiste votre mission ?

« J’interviens sur deux plans : l’audiovisuel, en établissant le cahier des charges de la captation et en récupérant les images, ainsi que les sujets vidéo filmés lors des événements, afin de les envoyer par satellite aux médias Européens; la coordination de tous les rendez-vous se tenant durant les 6 mois en France, à Bruxelles et au Luxembourg. Je suis l’interlocuteur direct des ministères organisateurs des événements et des agences en charge de la production événementielle en les guidant, par exemple, sur tout l’aspect protocolaire extrêmement prégnant dans ce domaine de la communication publique et institutionnelle. »

Comment ont-été choisies et fonctionnent ces 3 agences ?

« Hopscotch, LDR et le Groupe S’cape ont été référencées suite à un appel d’offres encadré par le code des marchés publics, il y a un an, sur ce qu’on appelle le lot 1 c’est-à-dire les événements de plus de 500 k€ ou d’une durée de plus de 6 mois. Donc chaque ministère, s’il le souhaite, les met en concurrence pour la mise en œuvre de leurs événements entrant dans ce périmètre. »

Quel est le plus gros challenge au niveau événementiel ?

« Tout d’abord, il y a le respect très strict du protocole avec lequel les agences ne sont pas forcément familiarisées. Nous éditons donc, à leur intention, des cahiers des charges et des doctrines. Afin d’être parfaitement alignés avec la codification des événements Bruxellois, nous travaillons étroitement avec les équipes du Secrétariat général du Conseil de l’Union européenne. Ensuite, l’ambition de la Présidence Française, portée au plus haut niveau, suppose une extrême réactivité et une adaptabilité permanente au regard de l’agenda très dense des rencontres. Les enjeux d’écoresponsabilité sont aussi très importants. Les ministères organisateurs doivent respecter un cadre de référence de développement durable mis en place par le SGPFUE. Enfin, les directives sanitaires liées à l’épidémie Covid changeant régulièrement, les ministères et leurs agences doivent constamment s’adapter voire faire basculer des événements présentiels en distanciel ».

 

Stéphane Abitbol, Président du Groupe S’cape, agence référencée

Comment êtes-vous devenue une des 3 agences référencées de cette PFUE ?

« Nous avons acquis, depuis notre création il y a 22 ans, une véritable expertise en matière d’événements publics, parapublics et étatiques. Cela représente entre 15 et 25% de notre activité et nous avons notamment eu l’opportunité d’accompagner, le ministère de la Transition écologique pendant près de 8 ans, le ministère de la Justice durant 4 ans mais aussi le ministère des Armées, le ministère des Solidarités et de la Santé, l’Agence de la Biomédecine, l’IGN, etc.

Forts de cette expérience, nous avons donc participé à l’appel d’offres de la Direction des Achats de l’État, lancé il y a un peu plus d’an, et nous avons été référencé aux côtés de deux autres confrères pour le lot 1 relatif aux événements de plus de 500 k€ ou d’une durée de plus de 6 mois. Dans un second temps, en vue des événements de PFUE, chaque ministère a procédé à son propre appel d’offres parmi les 3 agences référencées. Nous avons été retenus par le ministère de l’Alimentation et de l’Agriculture ainsi que par le ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères pour l’organisation de 6 mois d’événements de haut niveau, tels que des conseils informels des ministres Européens, des séminaires techniques, des réunions de travail, des visites techniques, etc… »

De quelle façon vous êtes-vous organisés sur cette mission ?

« Nous avons monté une cellule dédiée de 6 personnes, qui assure l’ensemble de la coordination, avec en appui des équipes complémentaires en fonction de la typologie, du calendrier et des besoins de chaque événement. Cette équipe resserrée – avec une parfaite connaissance des exigences de ce type d’événement et plus spécifiquement dans le cadre de la PFUE – permet de garantir un travail efficace pour l’organisation de ces rendez-vous qui se déroulent, in fine, sur une période très courte. L’une des attentes politiques fortes de la PFUE portant sur la RSE, notre équipe interne formée à ces sujets est également sollicitée pour participer à un groupe de travail interministériel autour des bonnes pratiques. Il s’agit d’un vrai travail collaboratif entre les responsables événements, les référents DD des Ministères, les équipes agence et les prestataires. »

En quoi ces événements diffèrent-ils de ceux que vous produisez habituellement pour les entreprises ?

« En termes d’accompagnement et de méthode de travail, ils répondent aux mêmes exigences et qualités professionnelles attendues par chacun de nos clients. Les différences portent sur 4 points majeurs :

 – Le contexte politique : cette PFUE intervenant en pleine campagne électorale, les enjeux politiques sont ainsi démultipliés et le calendrier des principaux événements doit s’inscrire dans une durée très courte, avant la période de réserve qui s’ouvrira quatre semaines avant le premier tour de l’élection présidentielle (10 avril). Bien entendu, c’est l’image de la France qui est également en jeu auprès de ses partenaires Européens et nous nous devons d’être exemplaires en tout point, sur la RSE par exemple, mais aussi la qualité de l’accueil et la valorisation de nos territoires.

 – Le cadre financier : comme tout marché public, nous devons gérer les enveloppes budgétaires de façon très stricte, en combinant respect du cadre financier et satisfaction des demandes des organisateurs.

 – Les interlocuteurs sont multiples : référents des ministères mais également SG PFUE, Élysée, partenaires locaux, etc. Il faut faire preuve de toujours plus d’agilité, réactivité, pédagogie auprès d’interlocuteurs qui ne sont pas toujours des communicants et qui supportent eux-mêmes des enjeux politiques.

 – Enfin, bien entendu, la période actuelle nous oblige tous à imaginer des dispositifs en présentiel mais aussi en distanciel ou hybrides. Des points sanitaires sont faits très régulièrement en lien avec le SG PFUE. »

Ces productions doivent-être bienvenues en cette période plutôt ralentie sur un plan événementiel ?

« Nous n’avons pas à nous plaindre, mais il est vrai que cela représente un CA non négligeable et une très belle visibilité pour le Groupe S’cape. C’est une mission qui mobilise toute notre énergie, mais ce sont des moments forts pour notre agence. Je suis très fier d’accompagner l’État Français et d’apporter notre pierre à l’édifice pour la seconde fois, puisque le Groupe S’cape avait déjà participé à la précédente Présidence Française en 2008 ».

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