Quelque chose à vous dire

Comment les directions événementielles en entreprises vivent-elles la crise ? Testimoniaux de la SNCF, Ogic et FDJ.

Benoit Lanciot, Directeur de la communication événementielle et des partenariats du groupe SNCF

« Il va falloir tendre vers moins… pour faire mieux !»

De quelle façon votre entreprise traverse-t-elle cette crise ?

« En premier lieu, tous les collaborateurs (parmi les 150 000 du chemin de fer en France), dont la présence n’est pas indispensable sur les sites de production, sont en télétravail et devraient le rester jusqu’en juin. Ensuite, l’entreprise a instauré, quand cela s’avérait possible, la mise en place d’un jour par semaine de chômage partiel. Ces dispositions dépendent bien évidemment de chaque métier et sont adaptées en fonction des missions des salariés. Il faut noter que, même si le trafic ferroviaire est fortement réduit, de nombreux cheminot(e)s poursuivent leur mission de conduite ou d’entretien des trains circulant encore, notamment pour notre filiale Fret SNCF qui maintient une forte activité de transport de marchandises durant cette crise sanitaire. Enfin, nous avons participé à la solidarité nationale et à l’effort collectif via nos TGV médicalisés qui ont permis le transport de nombreux malades. »

Détaillez-nous cette initiative…

« Depuis un an, les équipes SNCF travaillent sur un dispositif destiné à transporter par voie ferrée, de façon sécurisée et confortable, des personnes malades ou grièvement blessées, par exemple à la suite d’un attentat. Ce dispositif n’avait encore jamais été testé en situation réelle mais, lorsque l’État nous a demandé, via la direction générale de la Santé, de le mettre en place au profit du transport de patients en réanimation dans le Grand Est vers le reste du pays, nous étions prêts et avons fait partir notre premier TGV médicalisé le 26 mars. De nombreux cheminot(e)s se sont porté(e)s volontaires pour participer à ces acheminements, désormais bien rodés, qui ont permis de déplacer plus de 200 malades au pic de la crise sanitaire. Nous nous tenons prêts, en cas de nouveau besoin et, s’il le faut, nous pouvons mettre en place ces transferts, de surcroit écologiques, au niveau Européen. »

Avez-vous participé à d’autres actions citoyennes ?

« Nous avons décidé d’offrir la gratuité de nos transports aux soignants, policiers, pompiers devant se déplacer pour aller travailler. Et, nous réfléchissons à d’autres actions de solidarité post-crise. Il y a beaucoup d’initiatives de la part des agences événementielles et nous essayons, dans la mesure de nos possibilités, d’y participer. Dans cet objectif, deux personnes ont été nommées par l’entreprise, une pour préparer le rebond de l’activité et l’autre sur le sujet de cette solidarité nationale. »

Qu’en-est-il des événements que vous aviez programmés ?

« Pour nos événements externes, regroupant essentiellement nos partenariats et nos participations à des tournages cinéma (à titre d’info, 1 tournage sur 3 en France comporte une ou plusieurs scènes filmées dans nos emprises ferroviaires !), quelques-uns ont été annulés mais la plupart ont été reportés. Nous travaillons avec les organisateurs pour trouver les meilleures solutions et affinons notre périmètre d’engagement en fonction, à l’instar des Rencontres Économiques d’Aix-en-Provence qui vont se tenir, du 3 au 5 juillet… depuis la Maison de la Radio à Paris ! C’est un bon exemple d’événement de renom qui s’adapte à la situation. Et, pour nos propres manifestations comme la Remise des 20e Prix SNCF du Polar, nous la décalons de fin mai à l’automne. Plus globalement, nous anticipons et étudions actuellement les rendez-vous du 2ème semestre et du début de l’année 2021. »

Et quid de vos événements internes ?

« Le mot d’ordre est de reporter à l’automne tout ce qui peut l’être, ce qui représente environ 80% de nos événements internes puisque seuls quelques séminaires de petite taille ont été annulés. Le gros rassemblement de managers, devant avoir lieu en juin, a lui aussi été décalé à la rentrée. »

Comment avez-vous géré la situation avec vos fournisseurs événementiels ?

« Nous avons voulu être le plus transparent et respectueux possible avec eux. C’est donc de concert que les rendez-vous ont été reportés et il y a eu beaucoup de souplesse et de solidarité de part et d’autre. Par ailleurs, pour les événements en cours d’appel d’offres, nous ne voulions pas, durant cette période, faire travailler les agences pour rien et tout a été gelé. Cela dit, et après avoir échangé avec des professionnels du secteur, nous avons décidé de maintenir le renouvellement du référencement de nos agences événementielles puisque le contrat 2013-2020 arrive à échéance. Cet  appel d’offres est désormais lancé et c’est pour nous un signe fort ! La preuve que nous aurons encore et toujours besoin des agences pour nous accompagner dans notre stratégie événementielle, créer et produire nos rendez-vous. »

Justement, comment voyez-vous vos futurs événements ?

« Mon intuition – et ce n’est pas nouveau – c’est qu’il faut tendre vers moins pour faire mieux ! Ce qu’il se passe aujourd’hui, durant cette période de restriction de rencontre physique, ouvre aussi de nouvelles perspectives qui devront, à l’avenir, être intégrées à notre stratégie événementielle. Il ne s’agit pas de remplacer le présentiel par le virtuel mais sans doute de mieux utiliser les 2 ou de faire un mix. Il faut accepter que l’événement physique ne soit pas toujours la bonne réponse à la problématique. Ainsi, dans notre entreprise, il se peut que certaines manifestations internes basculent en mode virtuel, pour un gain d’efficacité, de temps passé, pour l’enjeu écologique mais aussi pour des raisons de coût. Et cela redonnerait d’ailleurs sans doute de la valeur à l’événement physique qui s’inscrit parfois dans la routine et pourrait être mieux pensé, plus inventif, créatif et attractif ! Entre deux événements à 100 000 euros espacés de deux mois, je préfère un seul à 200 000 euros qui soit plus impactant, quitte à ce que des temps digitaux s’y inscrivent de façon à servir le temps de la rencontre. Nous avons tous besoin d’une vraie réflexion à ce sujet et ceux qui auront la capacité de remettre en cause un modèle de fonctionnement devenu désuet seront ceux qui s’en sortiront. Soyons certains que les mois qui sont devant nous ne seront pas les plus faciles mais seront sûrement les plus intéressants à construire… car il nous faut désormais tous capitaliser sur la toute récente reconnaissance de la communication événementielle, en étant acteurs de la reprise de la vie d’après ! »

Heavent Meetings, reporté à début septembre, devrait être le tout premier grand rassemblement de la filière. Y participerez-vous ?

« En tant que fer de lance de notre secteur, Heavent Meetings a une vraie opportunité de montrer la voie, de donner l’exemple de ce que sera l’événement de demain et donc de se positionner comme précurseur en la matière. Pour ce premier grand rassemblement de la filière, j’imagine que les organisateurs auront envie d’être innovants en termes de contenu, d’aménagement du concept et d’écologie de transport. A ce titre, avec mon équipe, nous sommes prêts à leur apporter toute l’expertise et le savoir-faire du groupe SNCF pour faire de cet événement de reprise, le premier rendez-vous de l’événement de demain !»

Que retirez-vous, à titre pro et perso, de cette période ?

« A titre professionnel, mon équipe me manque ainsi que toute l’ambiance de travail, le pression positive inhérente à notre métier… Nous sommes en contact continu et je suis très attentif au bien-être de mes collaborateurs, certains pouvant se retrouver isolés durant ce confinement. Sur un plan plus personnel, je n’ai jamais passé autant de moments en famille et cette période est extraordinaire, au sens propre du terme, pour se poser, prendre du temps pour soi et réfléchir sur ce que l’on a envie de faire après ».

 

Elodie Citroën, Directrice de la communication du groupe Ogic (promoteur immobilier résidentiel et entreprise)

« L’heure est venue de sortir d’un certain ronronnement, pour être vraiment inventif et créatif en dépoussiérant des formats devenus parfois dépassés… »

De quelle façon votre entreprise traverse-t-elle cette crise ?

« Notre secteur de l’immobilier ayant été tout de suite impacté, nous avons pris nos dispositions avant même le confinement. Soucieux d’assurer la sécurité de nos 275 salariés, l’ensemble du Codir a décidé de fermer nos bureaux de vente et de mettre tout le monde en télétravail puisque nous étions équipés. Néanmoins, une vingtaine de collaborateurs se rend, en rotation, dans nos locaux afin de relever le courrier et de travailler sur des documents comptables qui ne peuvent quitter l’entreprise. »

Avez-vous initié ou participé à des initiatives éco-citoyennes en cette période ?

« Nous avons, sous la houlette de la Fédération des Promoteurs Immobiliers de France (FPI) apporté un soutien financier au Collectif Protège ton soignant qui a recueilli presque 5 M€ destinés aux achats médicaux d’urgence dans la lutte contre le virus. »

Comment s’est organisée votre communication externe et interne ?

« En externe, nous avons fortement réduit notre expression ! Cela dit nous avons dû maintenir une communication commerciale, étant au moment du confinement en pleine commercialisation de 2 programmes immobiliers. Celle-ci s’est faite de façon digitale via Teams permettant, par exemple, la programmation de rendez-vous. Le lien a également été entretenu avec nos clients grâce à une adresse e-mail dédiée et nous avons, sur les réseaux sociaux, partagé des conférences sur des thématiques liées à notre métier et son évolution suite à cette pandémie. Pour l’interne, réunions virtuelles et échanges de mail permettent de maintenir la communication avec les collaborateurs. Et, nous avons réuni tout le monde via Teams. »

Qu’en-est-il des événements que vous aviez programmé ?

« Nous avons une vingtaine d’événements annuels et ceux prévus durant cette période ont bien évidemment été annulés ou reportés. Ainsi nous devions, mi-mars, exposer sur le salon Mipim à Cannes qui a été reporté début juin puis annulé pour être reprogrammé en 2021. Concernant notre convention annuelle, devant se tenir à Paris le 2 avril, nous avons fait le choix de la reporter, a priori à la rentrée de septembre. Enfin, il y a de plus petits événements comme des séminaires de directions régionales, des team buildings ou des opérations de RP qui sont suspendus pour le moment et nous aviserons en fonction de la situation pour les reprogrammer fin 2020 ou 2021. »

Pour votre convention, vous parlez de report et non d’annulation. Comment avez-vous géré cette décision avec vos fournisseurs événementiels ?

« Dans 90% des cas, nos prestataires ont été réceptifs et nous avons pu trouver les meilleures solutions pour les deux parties. Mais quelques-uns n’ont pas joué le jeu, ont été rigides dans leur approche ou ont profité du report pour augmenter leurs tarifs ! C’est regrettable et cela entame forcément la relation de confiance et de fidélité que nous tissons avec ces partenaires réguliers. Si globalement je reconnais à tous ces professionnels événementiels leur capacité à se réinventer, je pense que l’heure est venue de sortir d’un certain ronronnement pour être vraiment inventif et créatif en dépoussiérant des formats devenus parfois dépassés… Et je parle aussi pour nous clients. Finalement, nous espérons tous que cet épisode pandémique fasse jaillir des nouvelles approches de communication, de nouveaux formats, de nouveaux concepts…»

Après ces semaines de télétravail et de relation exclusivement digitale, quelle forme va prendre votre communication ?

« Le digital pour l’événementiel n’est pas très prégnant chez nous. C’est donc assez nouveau et il est clair, tant que nous devrons vivre avec le virus, que toute rencontre physique non indispensable sera transformée par un échange digital. Je suis donc actuellement en plein sourcing de plateformes de contenu et d’échange. Néanmoins, nous ne passerons pas toute notre communication événementielle en virtuel et nous nous orienterons sûrement vers une hybridation en fonction de nos publics et de nos messages. »

Quelle est votre plus grande envie, à titre pro et perso, avec ce déconfinement ?

« Sur le plan perso, c’est bien sûr de voir mes proches mais aussi de fêter dignement mes 50 ans vécus en confinement… A titre professionnel, j’ai très envie de voir toute mon équipe mais a priori ce ne sera pas avant septembre puisque nous allons continuer le télétravail ».

 

Jean-Louis Lespart, Directeur de l’événementiel et de la production TV de la Française des Jeux

 

 « Nous vivons un inévitable retour à l’essentiel, à quelque chose de moins futile et allons forcément donner plus de sens à nos actions et à notre activité. »

 

De quelle façon votre entreprise traverse-t-elle cette crise ?

« Avant même le confinement, nous avions anticipé le risque et mis nos 2 500 collaborateurs en télétravail afin de ne garder qu’une équipe très réduite, en rotation, sur le site. Seules les entités data center, supply chain et les studios d’enregistrement demeurent ouverts, avec le minimum de personnel pour avoir des conditions de sécurité optimales. »

Avez-vous initié ou participé à des initiatives citoyennes ?

« Dès les premiers jours de de la pandémie du Covid-19, au travers la Fondation FDJ, nous avons versé 1M€ au titre de la solidarité à la Fondation des Hôpitaux de France et avons, ensuite, monté en interne 2 collectes de dons. La première, initiée en partie par les collaborateurs, a permis de recueillir sur le principe du volontariat des jours de congés et des RTT. Nous avons ainsi obtenu près de 2 000 jours, soit l’équivalent de 400 000 euros pour l’aide au redémarrage de l’entreprise, qui pour information, au nom de la solidarité nationale, n’a pas souhaité faire appel à l’aide gouvernementale du chômage partiel. La seconde a permis de récolter plus de 1 400 jours soit environ 300 000 euros remis, via la Fondation FDJ, à l’alliance « Tous unis contre le virus » en faveur des soignants, de la recherche et de l’accompagnement des plus démunis. »

Comment s’est organisée votre communication externe et interne ?

« Durant toute cette période de confinement, la communication a été cruciale pour nos équipes afin de pouvoir répondre à leurs questions légitimes. Et, pour affiner nos modes de fonctionnement, chaque semaine, les équipes se réunissent via Teams. D’autre part, pour venir en soutien en cas de difficulté ou de mal-être dans leur vie professionnelle ou privée, nous avons mis en place un numéro de téléphone « FDJ for me ». Concernant l’externe, tout ce qui relevait du grand public, comme par exemple la publicité, a été stoppé. Nous avons seulement maintenu les tirages de nos jeux Loto et EuroMillions ainsi que leur diffusion télévisée. »

Qu’en-est-il des événements que vous aviez programmés ?

« Durant ces semaines d’arrêt, une partie de nos 400 événements annuels (grand public et corporate) a bien sûr été annulée ou reportée. Ainsi notre grande convention de la mi-mai à la Seine Musicale se tiendra en 2021 et notre AG est reportée au 18 juin pour se tenir en webcast depuis nos studios de Boulogne. Pour l’instant, à ce stade, seule la participation de notre équipe au Tour de France cycliste est maintenue, mais je crains que compte tenu des dates, il y ait moins de monde sur le bord de la route du Tour. »

Comment avez-vous géré la situation avec vos fournisseurs événementiels ?

« Nous avons, dans la grande majorité des cas, trouvé des accords de report afin de capitaliser sur le travail qui avait déjà été engagé. En revanche, les événements qui n’étaient pas encore contractualisés, à l’instar d’une opération incentive à Bali, ont été annulés. Dans l’ensemble, tous ont joué le jeu y compris les lieux sur lesquels nous avions des options.»

Après ces semaines de télétravail et de relation exclusivement digitale, quelle forme va prendre votre future communication ?

« Il est sûr que dans les prochaines semaines, voire mois, la digitalisation de la relation va prendre le pas car nous ne connaissons pas la durée de cette pandémie et qu’il est hors de question d’exposer nos collaborateurs. L’entreprise a d’ailleurs pris un certain nombre de décisions : n’avoir sur sites que les personnels indispensables, réduire la capacité d’accueil des espaces collectifs, reconfigurer les espaces individuels pour garantir la distanciation, fournir une dotation de masques à chaque collaborateur pour son activité pro et perso, interdire jusqu’à ce que les conditions sanitaires soient réunies tout déplacement. Cela dit, la digitalisation de nos prochains événements se trouve grandement facilitée par le fait de disposer avec La Française d’Images de studios d’enregistrement en interne, qui sont d’ailleurs très demandés par les agences événementielles actuellement. »

Est-ce à dire que vous vous orientez exclusivement sur le digital ?

« Rien ne remplace la rencontre mais nous allons être obligés d’attendre ! Et puis, nous allons devoir faire face à des coupes drastiques dans nos budgets de communication et, hélas, en événementiel. Le choix de ne pas mettre nos collaborateurs au chômage partiel et la baisse de notre chiffre d’affaires en matière de jeux et paris sportifs fait qu’il est à craindre que nous n’envisagions pas ou peu d’événements jusqu’en 2021 voire 2022… Ceux que nous ferons seront sans doute internalisés ou revus à la baisse. »

Heavent Meetings, reporté à début septembre, devrait être le tout premier grand rassemblement de la filière. Y participerez-vous ?

« Cela dépendra du contexte du moment, mais c’est bien évidement un rendez-vous important pour nous annonceurs et organisateurs d’événements. Il nous offre une occasion unique de rencontrer les professionnels du secteur, d’échanger sur nos projets, de voir les tendances et nouveautés. Les conférences nous apportent la sensibilité d’autres annonceurs sur des problématiques données, de partager nos points de vue, de faire émerger de nouvelles idées. C’est aussi un moment convivial qui permet d’élargir notre réseau.»

Que retirez-vous, à titre pro et perso, de cette période ?

« Déjà une belle expression de solidarité que nous avons pu mesurer, entre autres, chez tous nos collaborateurs. Ensuite, cette crise nous invite à nous questionner sur notre mode de vie. J’y vois un inévitable retour à l’essentiel, à quelque chose de moins futile, aux vraies valeurs et la confirmation que nous avons un besoin fondamental d’être en lien avec les autres. Rien ne remplace la rencontre et la relation physique. Par exemple, durant toute cette période de relations « virtuelles » durant laquelle nous ne pouvons appréhender la communication non verbale, on se rend bien compte que cela devient beaucoup plus compliqué d’échanger et d’optimiser ce relationnel ! Enfin, nous allons sûrement donner plus de sens à nos actions et notre activité ».

 

Commentaire

  • Je partage avec vous une idée :
    La Digitalisation de la relation va prendre le pas encore quelques temps en effet. Un moyen de garder un lien privilégié avec ses équipes et ses clients existe : offrir un présent qui a du sens !
    Un présent qu’ils garderont : Un instrument d’écriture S.T. DUPONT pour écrire ses mémoires et ses rêves durant cette période troublée, une autre jolie façon de voyager avec les nouveaux Carnets de Voyage Louis Vuitton ou encore un Bandanas ou un foulard en laine mérinos Amédée Paris pour se déconfiner avec élégance ! A votre écoute sur ces thèmes : Florence LABBE BRUN : Corporate Gift Director : 01 40 88 01 56

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